Einarbeitungszeit verringern - Produktivität steigern: So integrieren Sie neue Mitarbeiter schnell ins Team

Ziel eines gut ausgearbeiteten und durchgeführten Integrationsprozesses ist es, die Zufriedenheit und das Teamgefühl neuer Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz zu fördern, um somit eine gesteigerte Arbeitsleistung zu erreichen. Ein Prozess, der, wenn er gut organisiert ist, sich letztendlich positiv auf das Betriebsergebnis auswirkt.

Überdurchschnittlich viele Arbeitsverhältnisse werden bereits im ersten Jahr wieder gelöst. Das bedeutet, dass das Unternehmen neue Mitarbeiter verliert, nachdem Zeit und Geld in die Einarbeitung investiert wurden und bevor sie richtig produktiv werden konnten. Die Ursachen liegen oft in der mangelhaft durchgeführten Integration der neuen Mitarbeiter.

Mein Tipp: Beginnen Sie frühzeitig mit der Integrationsarbeit, und zwar weit vor dem ersten Arbeitstag: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Einstellung des neuen Kollegen und nennen Sie dessen Aufgaben. Stellen Sie den neuen Kollegen als Bereicherung für das Team vor.

Bindung schaffen

Firmen haben auch mit dem Problem zu kämpfen, dass vielversprechende Neulinge noch vor Arbeitsbeginn wieder abspringen. Davor können Sie sich mit rechtlichen Klauseln im Arbeitsvertrag schützen. Doch wer "wider Willen" antreten muss, wird von Anfang an nicht motiviert sein. Besser: Bauen Sie frühzeitig eine gute Bindung zum künftigen Mitarbeiter auf. Halten Sie Kontakt zu dem neuen Mitarbeiter, indem Sie ihn über außergewöhnliche Aktivitäten informieren. Laden Sie ihn zum Beispiel zum "Tag der offenen Tür", der kurz vor seinem Arbeitsantritt in Ihrem Unternehmen durchgeführt wird, ein. Gerade wenn es Ihnen gelungen ist, einen hochqualifizierten Mitarbeiter zu gewinnen, sollten Sie jede Gelegenheit wahrnehmen, ihn so früh wie möglich an Unternehmen und Abteilung zu binden und zur Identifikation mit seinem neuen Arbeitgeber zu motivieren.

Mein Tipp: Erstellen Sie einen detaillierten Einarbeitungsplan. Er hilft, auftretenden Engpässen im Terminplan zu begegnen. Auch der Fauxpas, dass der Geschäftsführer oder die unmittelbare Führungskraft am ersten Arbeitstag des Neuen nicht im Haus ist, kann Ihnen dann nicht unterlaufen. Diesen einmal erarbeiteten Plan können Sie künftig bei allen Neueinstellungen nutzen.

Mentorenschaft organisieren

Sie können einem neuen Mitarbeiter die Einarbeitungsphase erleichtern, indem Sie einen erfahrenen Mitarbeiter zum Paten oder Mentor bestimmen. Dessen Aufgabe ist es, den Novizen in seinen Arbeitsbereich einzuführen. Falls er Fragen hat, ist der Pate der erste Ansprechpartner. Der Vorteil einer Mentorenschaft: Dem neuen Mitarbeiter fällt es leichter, bestimmte Fragen an jemanden zu stellen, der in der Hierarchie mit ihm gleichgestellt ist. "Wie halten wir es mit der Mittagspause?" - solche und ähnliche Fragen stellt man lieber einem Kollegen als dem Abteilungsleiter.

Der erste Arbeitstag

Checken Sie vor dem Antritt des neuen Mitarbeiters, ob sein Arbeitsplatz vorbereitet ist und alles Nötige bereit steht. Bereiten Sie im Vorfeld einen Ordner mit wichtigen Informationen und Regeln über das Unternehmen, Geschäftsabläufe und Telefonlisten der Geschäftspartner und den internen Nummern vor, den der Mitarbeiter am ersten Arbeitstag erhält und jederzeit einsehen kann. Bei der Gestaltung der ersten Arbeitstage sollten Sie darauf achten, nicht zu viele Informationen auf einmal zu vermitteln. Informieren Sie ihn über die wichtigsten Arbeitsabläufe und nennen Sie die wichtigsten Ansprechpartner.

Mein Tipp: Führen Sie bereits am Ende des ersten Tag ein Orientierungsgespräch mit dem Mitarbeiter, in dem Sie mit ihm die Aufgabenbeschreibung und organisatorische Fragen durchgehen. Fragen Sie auch nach seinen ersten Eindrücken.

Die Probezeit: Rückmeldung geben

In aller Regel entscheidet sich ein neuer Mitarbeiter in den ersten zwei Wochen emotional, ob er bleibt oder sich wieder umorientiert. Bereiten Sie die Probezeit daher gut vor. Gefragt ist Ihre Präsenz und Bereitschaft zum kommunikativen Austausch. Diesen Prozess können Sie steuern: durch den Paten, der als erster Ansprechpartner zur Verfügung steht, und durch regelmäßige Feedbackgespräche, in denen Sie mit dem neuen Mitarbeiter die grundsätzliche Zusammenarbeit und zudem das Tagesgeschäft besprechen. Sagen Sie ihm, was Ihnen gut gefällt, was weniger gut. Auch Ihr neuer Mitarbeiter sollte loben und kritisieren dürfen.

Spätestens nach der Hälfte der Probezeit sollten Sie ein Beurteilungsgespräch mit dem neuen Mitarbeiter führen: "Wie lief es bisher, was kann verbessert werden, was können die Kollegen tun, was der Mitarbeiter?" Besprechen Sie in einem Beurteilungsgespräch den aktuellen und zukünftigen Einarbeitungs-/Leistungsstand.

Zum Leistungsstand gehört neben seinem Arbeitsverhalten seine soziale Kompetenz: der Umgang mit den Kollegen und dem Vorgesetzten beispielsweise oder das Verhalten in Krisen- und Stresssituationen. Nach dem Beurteilungsgespräch sollte Ihr Mitarbeiter anhand nachvollziehbarer Kriterien seinen Standort in der Abteilung einschätzen können.

Fazit: Sie können einiges tun, damit der neue Mitarbeiter sich bei Ihnen wohl fühlt und dann Topleistungen bringen kann. Aber auch Sie können fordern: Denn natürlich hängt der Erfolg des Integrationsprozesses auch von ihm ab. Er muss dem Team entgegenkommen und es als seine Holschuld ansehen, sich zum Beispiel über die bestehenden Organisationsstrukturen, Gewohnheiten und Informationskanäle zu informieren. Verdeutlichen Sie, dass der gelungene Integrationsprozess ein gegenseitiges Geben und Nehmen ist.

Checkliste:

Haben Sie vor dem ersten Arbeitstag dafür gesorgt, dass...

Sie auf jeden Fall an diesem Tag anwesend sind?
ein Vorstellungs-Meeting mit allen Mitarbeitern stattfindet?
ein Arbeitsordner mit allen wichtigen Informationen und Regeln der Firma, dem Telefonnummernverzeichnis und weiteren wichtigen Dokumenten erstellt ist?
der Arbeitsplatz organisiert ist?
die EDV-Zugriffsrechte für den neuen Mitarbeiter eingerichtet sind?
ein Orientierungsgespräch mit dem Neuen am Ende des ersten Arbeitstages stattfindet?

Haben Sie:

einen Einarbeitungsplan erstellt (zeitlich und fachlich)?
einen Mentor organisiert?
das Team um Unterstützung für den Neuen gebeten?
geplant, dass in der Probezeit regelmäßig Feedbackgespräche durchgeführt werden?

Haben Sie Fragen zu diesem Thema oder Beratungsbedarf?
Doris Hantscho
RKW Sachsen GmbH Dienstleistung und Beratung
PR/Marketing
Tel.: 0351 8322-372
E-Mail: hantscho(at)rkw-sachsen.de

Artikel vom 02.07.2007

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