Die Digitale Steuerprüfung ist da: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Bis vor einigen Jahren waren elektronisch durchgeführte Außenprüfungen eine Seltenheit. Doch das ändert sich: Die Finanzverwaltung ist heute in der Lage, Betriebsprüfungen elektronisch und mit der eigenen Prüfsoftware IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) gemäß den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" durchzuführen.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hatte mit Inkrafttreten der GDPdU entschieden, dass alle ab dem 01.01.2002 digital erzeugten, steuerrelevanten Daten in einem elektronischen Archiv bis zu 10 Jahre gespeichert und für den jederzeitigen Zugriff durch den Betriebsprüfer revisionssicher bereit gehalten werden müssen.

Ziel der Gesetzesänderung war es unter anderem, die Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden zu vereinfachen. Prüfer sollen bei der Betriebsprüfung selbst in Unternehmensarchiven nach Daten recherchieren können. Dabei kann der Zugriff über drei Wege möglich sein:

über den direkten Zugriff auf das firmeneigene EDV-System,
über den mittelbaren Zugriff durch das Personal des Steuerpflichtigen über vom Prüfer geforderte maschinelle Auswertung oder
über die Bereitstellung eines Datenträgers, zum Beispiel einer CD.

Das Gesetz besagt auch, dass das Archivieren steuerlich relevanter Daten allein als Papierbeleg oder auf Mikrofilm künftig nicht mehr ausreicht. Die Neuerungen über diese Aufbewahrungspflicht sind in den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) niedergeschrieben. Für Unternehmer bedeutet das, dass alle digital erzeugten und bearbeiteten Daten für 10 Jahre in einem Endarchiv archiviert und revisionssicher aufbewahrt werden müssen.

Dokumenten-Management- und Archiv-Lösung

Noch haben sich nicht alle Unternehmer intensiv mit diesem Thema auseinander gesetzt. Galt eine elektronische Steuerprüfung bislang als Ausnahme, wird sie jetzt Realität. Unternehmen, die sich jetzt damit auseinander setzen, müssen folgende Fragen beantworten:

Worauf sollte bei der Auswahl eines elektronischen Archivs geachtet werden, damit alle steuerrelevanten Daten aus Buchhaltungsprogrammen, Warenwirtschaftssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen schnell und ohne großen Aufwand zu archivieren sind?
Wie werden die Dateien archiviert, die digital in das Unternehmen kommen?
Ist der Aufbau einer Dokumenten-Management-Lösung mit Archiv-Funktion die bessere Alternative?
Welche Unternehmensprozesse werden berührt?

Wie wird die Prüfungssoftware IDEA eingesetzt?

Sie dient vorwiegend zur Filterung und Analyse von Massendaten.
Sie wird auf den Laptops der Finanzverwaltung und nicht auf der Hardware des Steuerpflichtigen installiert.
Gefragt bleibt nach wie vor die Fachkompetenz der Prüfer.
Die GDPdU begründen keinerlei Protokollierungspflicht des Prüfers.

Quelle: Bernhard Lindgens, Bundesministerium für Finanzen, 28.05.2002

Was kann die IDEA-Prüfsoftware u.a. kontrollieren?

Lückenanalysen, die zeigen, ob einzelne Rechnungsnummern fehlen,
Mehrfachbelegungsanalysen, die zeigen, ob Rechnungsnummern mehrfach vergeben wurden,
Analyse von Gehaltszahlungen hinsichtlich gleicher Konten für unterschiedliche Mitarbeiter zur Aufdeckung mehrerer Arbeitsverhältnisse geringfügig Beschäftigter,
Vergleich der Kontonummern von Lieferanten und Mitarbeitern zur Aufdeckung von Geschäften zwischen Mitarbeitern und Firma unter Umgehung der Lohnsteuer, u. v. w. m.

Bei Fragen steht Ihnen gern zur Verfügung:
Jürgen Zuschke
RKW Sachsen GmbH Dienstleistung und Beratung
Prokurist und Leiter geförderte Beratung
Tel.: 0351 8322-348
E-Mail: zuschke(at)rkw-sachsen.de

Artikel vom 01.01.2008

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