Zeitmanagement: Prioritäten statt Panik

Im Berufsleben gilt es immer häufiger, innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen wahrzunehmen und optimal zu koordinieren. Doch welche Aufgaben sind wirklich wichtig? Welche Termine müssen Sie wahrnehmen? Durch den Einsatz von Zeitmanagement lösen Sie die gleichen Aufgaben mit weniger Aufwand als vorher, weil Sie durch die konsequente Ausrichtung auf das Wesentliche immer die wichtigen Dinge im Blick behalten.

Das Eisenhower-Prinzip

Eine bekannte Methode ist das Eisenhower-Prinzip. Hier werden die Aufgaben und Ziele, in Bezug auf wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend in A, B, C und D unterschieden. Mit "wichtig" sind strategische Aufgaben gemeint. Unter "dringend" versteht man einen festen Zeitpunkt. Diese Aufgaben müssen zu einem vorgegebenen Termin abgeschlossen sein, z. B. das Erstellen einer Präsentation oder die Vorbereitung auf ein Kundengespräch.

Aufgabenklasse A beinhaltet Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Diese Aufgaben können nicht delegiert werden und sollten ohne Verzögerung erledigt werden. Hierzu zählen beispielsweise Bankverhandlungen oder kurzfristige Präsentationen vor wichtigen Geschäftspartnern.

Aufgaben der Klasse B sind wichtig, aber im Augenblick nicht dringend. Werden B-Aufgaben nicht bearbeitet oder an Mitarbeiter delegiert, können sie zu einem späteren Zeitpunk schnell eine A-Aufgabe werden. Ein Beispiel: den Vertriebs-Forecast erstellen.

In den Quadranten der Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend erledigt werden müssen, aber nicht wichtig sind. Diese Aufgaben können an Mitarbeiter delegiert oder durch eine klar strukturierte Organisation verkürzt werden.

D-Aufgaben sind weder sehr wichtig noch dringend. Im Rahmen des Zeitmanagements gilt die Richtlinie: D-Aufgaben erst dann erledigen, wenn Sie die anderen Aufgaben abgearbeitet haben.

Erledigen Sie zuerst A-Aufgaben, denn sie dienen den langfristigen Zielen. Besprechen Sie die Aufgaben in Quadrant B mit Ihren Kollegen und versuchen Sie, so viele wie möglich umzusetzen. Die Aufgaben in Quadrant C delegieren Sie an Ihre Mitarbeiter. D-Aufgaben sollten Sie sofort streichen oder erst dann erledigen, wenn alle anderen Aufgaben erfolgreich bearbeitet sind. Stellen Sie für sich eine klare Rangordnung der zu erledigenden Aufgaben auf und bestimmen Sie anschließend die Reihenfolge der Umsetzung. Ein systematisches Zeitmanagement kann helfen, die gleichen Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen und somit Freiräume für Erholung zu schaffen.

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Artikel vom 03.09.2007

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